船舶的物料和备件是船舶物资中的主要消耗品，因此也占据了企业船舶运营成本的一大部分。为减少船舶物料备件的消耗，很多航运企业对船舶物料备件实施定额管理，以达到降低成本的目的。

     物料备件的定额管理有利有弊。有利的地方在于通过定额分配，确实能减少物料备件的消耗，对控制船舶运营成本起到了很大的作用。但弊端同样很明显，在某些出现意外的情况下，导致物料备件的使用超量，如果没有得到及时的补充，那么可能出新的情况是要么因为物料不足导致工作无法进行，要么备件不够只好让船舶设备“带病”运转，加速设备的损坏，造成的结果就是可能因为某项工作没有做或某件设备损坏给企业带来不可挽回的损失，而其价值有可能是企业所节省的那点物料备件成本的数万倍、数十万倍。

     那么如何管理物料备件，才能既能控制物料备件成本，又能满足船舶运营的正常消耗呢？答案是采用信息化管理方式，通过智能的船舶管理系统来实现船舶物料备件的科学管理。

    船舶管理系统对船舶物料备件的管理方式如下：

    首先管理者根据船舶正常运营所需的物料备件的数量，在系统中设定物料备件的保有量，即一旦库存中备件物料的数量低于保有量时，系统可自动生成申请单，向上级部门申请物料备件。

     然后管理者还要在系统中设定物料备件的数量，即船上的物料备件数量不能超过设定的数量，这样可保证船舶不会过多占用物资成本。

    每一个物料备件的使用都会在系统中形成使用记录，包含使用时间、使用人、使用原因、使用数量等等，可以做到物料备件的全程跟踪。

    通过智能化管理可实现对船舶所需物料备件的合理分配，既能满足船舶使用需要，又能科学控制成本，一举两得。